Rewolucja w komunikacji #9: Enterprise 2.0

Dziś od samego rana (9.30 to jednak wczesna godzina kiedy uwzględnić czas na dojazd) w siedzibie Gazety trwa konferencja: Rewolucja w komunikacji #9: Enterprise 2.0. Na początku było o tym czym jest Enterprise2.0, jakie ma zastosowania i dlaczego warto korzystać z tego rodzaju narzędzi w firmie. Ja byłem obecny zaledwie na części spotkania i mogę Wam przekazać informacje jedynie o pierwszej części Rewolucji, ale żeby Was zachęcić do bywania na takich spotkaniach przekażę tylko kilka uwag jakie udało mi się zanotować z prezentacji Tomka Karwatki.

Projekty IT, które działają

Aby projekt działał należy zadać sobie podstawowe pytanie – Jak z wdrożonych systemów informatycznych korzystają użytkownicy i jakie funkcje wykorzystują (najczęściej) a jakie uznali za zbędne i nie używają ich w najmniejszym stopniu – niby oczywiste, a jednak… Kolejnym problemem jaki zauważył Tomek to fakt, iż wiele z wdrażanych lub nawet już wdrożonych projektów jest używanych krótko lub wcale. Co gorsza wszystkie te systemy “wiszą” i są dostępne – możemy nadal na nich działać i często się zdarze, że pracownicy nadal na nich pracują. Powoduje to straszne rozdrobnienie systemów zarządzania (na przykład wiedzą) co powoduje duże problemy przy próbach usystematyzowania i zestandaryzowania takich systemów. W sytuacji kiedy firma ma kilkanaście a nawet kilkadziesiąt wdrożonych systemów informatycznych to proces scalenia baz danych generuje więcej problemów, pochłania więcej czasu i zasobów niż systematyczne (ręczne) przenoszenie danych na nowy, zintegrowany system.

Jak wdraża się systemy, czyli dlaczego to nie działa?

Słusznie Tomek zauważa, że im więcej ogniw tym większe problemy komunikacyjne co za tym idzie większe zniekształcenie pierwotnego pomysłu. Problemem są między innymi bariery komunikacyjne, na których Tomek akurat się nie koncentrował. Jednak jak słusznie zauważył na każdym etapie wdrażania projektu różne osoby w odmienny sposób pojmują zadania jakie ma spełniać system.

zobacz w oryginalnym rozmiarze

Jakie jest rozwiązanie tej sytuacji?

Co zrobić aby ten problem nie paraliżował wysiłku jaki jest wkładany we wdrożenie systemu? Jak określić potrzeby organizacji, skoro te same często w stopniu niezadowalającym znają się od środka?! Odpowiedź jest prosta: skoro nikt nie wie czego tak naprawdę potrzeba, należy stworzyć szkielet aplikacji na tyle elastyczny aby w miarę funkcjonowania w docelowym środowisku mógł być rozbudowywany oraz obrastać w “mięso” pod wpływem użytkowników. Niech to oni decydują jakie funkcjonalności są im potrzebne i jakie rodzaje danych potrzebują przetwarzać w systemie.

Czy czegoś Wam to nie przypomina? Tu masz narzędzie teraz pokaż nam jak je wykorzystujesz, abyśmy iedzieli jak je rozwijać. Ty tworzysz treść – my tylko dajemy narzędzia. Toż to żywe Web2.0 wepchnięte w systemy korporacyjne!

Dlaczego systemy nie działają?

Nie działają często dosłownie, a nie w sensie zawodności. Nie działają, to znaczy nikt z nich nie korzysta. Skoro nikt z nich nie korzysta to ja również nie korzystam, kolega obok bierze przykład ze mnie a koleżanka 2 stanowiska dalej z nas obu… Społeczny dowód słuszności działa w tych warunkach idealnie i jak twierdzi Tomek warto stosować różne “sztuczki” aby zachęcać do korzystania z systemu. Taką zachętą może być nawet wyświetlanie ilości osób, które są akurat online. Również możliwość importu danych z dokumentów jakie pracownik wygenerował już wcześniej, dzięki czemu już na starcie może on popisać się pewną aktywnością, co też zachęca do konsekwentnego dzielenia się kolejnymi pomysłami czy dokumentami w systemie zarządzania wiedzą, do którego dostęp mają wszyscy pracownicy.

Warto angażować użytkowników w tworzenie całego systemu/platformy zarządzania wiedzą w firmie, ponieważ taki użytkownik chętniej korzysta z tej platformy i jest bardziej skłonny do zgłaszania ewentualnych poprawek, jakie chciałby aby zostały wdrożone. Dzięki temu mamy feedback co jeszcze można by zmienić, poprawić w działającym już systemie.

Jak Web2.0 zmieniło firmy?

Odmłodzenie kadr w wielu firmach powoduje większe zaangażowanie rozwiązań elektronicznych, online w pracy organizacji. Źródłem takich zmian jest korzystanie przez tych młodych pracowników z narzędzi WEB2.0 w domach. Często korzystają później z korporacyjnych odpowiedników tych narzędzi zaczyna im brakować pewnych funkcji do których zdążyli się przyzwyczaić. Ci właśnie użytkownicy wywierają wpływ na swoje działy IT aby dokonywały pewnych zmian w rozwiązaniach korporacyjnych, dzięki czemu te ewoluują w stronę znaych nam juz rozwiązań WEB2.0. Dzięki czemu taki pracownik może wydajniej i wygodniej pracować również w domu.

Zresztą zalet Enterprise2.0 Tomek wymienił więcej:

• lekkie – nie wymagają specjalnego oprogramowania ani hardwareu
• łatwe w użyciu – nie potrzeba wielkich szkoleń i wdrożeń
• szybka adaptacja – krótkie, szybkie wdrożenie
• łatwa integracja – oparte są na standardach wymiany informacji
• tanie – przeważnie oparte na licencji SaaS

Era 2.0 daje masę narzędzi, które są zupełnie inne, bardziej uniwersalne. Świetnie pokazuje to poniższa prezentacja:

Cały ten Enterprise2.0 to nic innego jak przeniesienie WEB2.0 do firm. Przynajmniej takie właśnie mam wrażenie. A jeśli ta jest to Państwo wybaczą ale nie w tym nic nadzwyczajnego. W chwili gdy pojawiają się już pierwsze głosy o śmierci web2.0 (inna sprawa na ile zasadne) wielkie korporacje dopiero je odkrywają… Życie…